Hubspot CRM: cos'è e come funziona? La guida completa | OFG

Hubspot CRM: cos'è e come funziona? La guida completa | OFG

Customer Relationship Management: ne abbiamo parlato  sia in termini funzionali che di vantaggio per l'importanza che il software CRM ormai occupa all'interno delle aziende per gestione delle relazioni con i clienti.

Gestire tutte le attività commerciali in modo centralizzato e allineare marketing e vendite allo stesso scenario commerciale permette di di gestire con ordine la relazione con ogni utente, semplificare i processi di lavoro e di interazione e migliorare sensibilmente la redditività.

Un CRM oggi è molto più di un semplice database di contatti e NON è un gestionale, quindi valuta le migliori soluzioni di mercato e orientati verso quella che - per rapporto funzionalità e prezzo - può avvicinarsi meglio alle esigenze del tuo team di lavoro. 

In questo articolo, ho presentato un veloce elenco dei principali CRM leader di mercato; ci sono diverse alternative ma quella che ho scelto di presentarti in dettaglio è HubSpot CRM. 

La piattaforma CRM di HubSpot, cloud based, offre tutti gli strumenti necessari ai team di vendita per gestire le relazioni con i prospect, dal primo momento di contatto fino alla firma di una quote e oltre. HubSpot CRM è stato pensato per essere un sistema potente, integrato e facile da usare, idoneo a migliorare la customer experience dei clienti e alla crescita del business.

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Come funziona HubSpot

HubSpot chiarisce continuamente una peculiarità piuttosto rilevante del suo software: è una piattaforma costruita da zero all'interno del più ampio ecosistema HubSpot - con cui interagisce in modo estremamente fluido - senza aver avuto la necessità di unire funzionalità derivanti da altri software o acquisizioni (cosa che invece accade con altre grandi aziende sviluppatrici di software). Piattaforma interamente proprietaria e sviluppata internamente, quindi, che ha un altro grande pregio: è semplice da usare. 

La maggior parte dei software aziendali - e tra questi anche i CRM - è difficile da configurare e da imparare. L'interfaccia di HubSpot, invece, è facile da usare e da adottare; gli strumenti sono accompagnati da veloci pop-up di aiuto e da una vastissima knowledge-base.

Cosa significa? Una migliore adozione significa dati di maggiore qualità, insight di valore e un miglior impatto sull'esperienza dei clienti.

Il software CRM HubSpot è in cloud quindi si acquista online e tramite le attività consulenziali delle agenzie partner che possono guidarti alla versione migliore del software e alla sua implementazione all'interno della tua azienda.

Anche per HubSpot CRM esiste una versione "free forever" che ti può dare la possibilità di provare le funzioni a tua disposizione (molte delle quali, appunto, sono già presenti nella versione gratuita). 

Acquistato il software, non ti resta che iniziare ad usarlo, il che vuol dire:

  1. Aggiungere gli utenti alla piattaforma: non solo i commerciali quindi ma anche tutte le altre persone che devono contribuire al processo di vendita in qualsiasi modo. 
  2. Costruire la tua pipeline: è già il momento di stabilire e inserire i singoli stage che compongono la tua pipeline di vendita (una per la versione free ma più di una per le versioni a pagamento): quali sono le fasi che un tuo prospect deve attraversare nella relazione commerciale con la tua azienda, per diventare tuo cliente?
  3. Importa i contatti: hai impostato la tua piattaforma, ora è il momento di popolarla con i tuoi contatti. Ci sono diversi modi per portare all'interno di HubSpot le tue liste di nominativi, uno di questi è sicuramente quello di caricare un Excel ordinato (che corrisponda alle proprietà e ai campi che vorrai avere in HubSpot) con la funzione "import".
  4. Configura la tua email, telefono, numeri HubSpot aziendali, Linkedin: avere dei contatti nel tuo nuovissimo database HubSpot non è sufficiente: ora bisogna lavorarci insieme. Per farlo devi poter usare i soliti strumenti di vendita e di contatto, ma senza perdere l'integrazione complessiva e il tracciamento che la tecnologia ti permette. Sì perché con HubSpot puoi inviare email dalla tua casella di posta usando direttamente le funzionalità HubSpot (calendario, template, snippet, documenti ecc) e puoi chiamare i tuoi contatti con l'app mobile di HubSpot - praticamente il tuo CRM disponibile nel tuo telefono - tenendo traccia dell'esito e dei contenuti di ogni chiamata. Inoltre sono ora disponibili funzioni di registrazione e trascrizione delle chiamate per non perdere più una parola di quanto ci si è detto con il nostro prospect
  5. Stabilisci le proprietà che vuoi usare, soprattutto nelle deal. HubSpot tiene traccia dei contatti, delle aziende e soprattutto delle trattative. Ogni trattativa ha diverse prorietà standard e custom e sta a te capire quali usare  e condividere con i colleghi, in modo che tutto sia registrato con il giusto ordine.
  6. Misura le tue azioni: spazio ai report. Con hubSpot, già dalla versione gratuita, sono disponibili moltissimi report e dashboard che permettono di tenere sotto controllo i goal e le trattative, i volume di azioni commerciali e i forecast, l'andamento della pipeline e molto altro ancora. 

I benefici di HubSpot

Se ci segui e hai letto anche i nostri altri articoli su HubSpot saprai già che avere una piattaforma pensata e costruita con l'unico scopo di migliorare la relazione con i tuoi clienti. Se non li hai letti... leggili, no? 😂

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Con HubSpot CRM puoi accedere a molti benefici che cambieranno il modo di lavorare di tutto il tuo team:

  • Vedere in real-time chi interagisce con i tuoi presidi digitali. Il timing nel processo di vendita legato all'inbound sales è fondamentale e con HubSpot è possibile vedere chi sta interagendo con i tuoi contenuti, quali pagine del sito guarda, quali CTA ha cliccato, quali contenuti ha visto, quali documenti e per quanto tempo li ha visualizzati.
  • Avere previsioni di vendita accurate, gestendo le pipeline di vendita e i forecast.
  • Gestire il contenuto di vendita, rendendolo disponibile a più livelli e da tutti i dispositivi
  • Misurare i contenuti che contribuiscono alla chiusura di trattative. Attraverso i report di attribuzione e la gestione delle campagne inbound, Hubspot è in grado di mostrarti quali sono i contenuti più influenti che hai prodotto in termini di conversioni e di generazione di nuovi clienti. 
  • Lavorare su clienti strategici con l'account-based selling. Un'attività commerciale non recente ma che ora con la sales automation può essere coordinata in modo molto più fluido. Direttamente dalla piattaforma è possibile gestire i target account (aziende target) e gestire la relazione con ognuna delle figure che prenderanno parte alla decisione di acquisto. 
  • Avere sotto controllo le azioni di sales development con i report e le dashboard
  • Velocizzare il processo di vendita con template di email e telefonate, playbook, snippet, gestione del calendario e dei task

Ho sintetizzato solo alcuni dei vantaggi che una piattaforma di customer relationship management può darti e questi derivano dalla mia esperienza personale ma ne potrai trovare ancora di più con l'uso degli strumenti , in continuo aggiornamento, di HubSpot CRM.

Le funzionalità di Hubspot: quali sono le principali

In parte le ho già elencate, ma provo ad elencarti meglio le principali funzionalità di HubSpot CRM per aiutarti a considerare quali potrebbero servirti di più (detto che sono tutte presenti e che prima o poi ogni strumento ti tornerò utile).

Gestione di contatti e aziende 

HubSpot CRM si appoggia sul database della piattaforma che elenca e raccoglie contatti, aziende, deal, ticket, conversazioni, target account, chiamate ecc

HubSpot riunisce in un'unico database tutte le informazioni relative ai tuoi contatti e alle aziende in cui lavorano. Per ogni contatto puoi inserire note, appuntamenti, task, meeting, vedere lo storico delle interazioni e avere a disposizione - in piattaforma - tutti gli strumenti di comunicazione diretta: note, email, telefono, meeting.

Nella scheda contatti/aziende di HubSpot sono presenti anche tutte le proprietà che caratterizzano il nominativo registrato e i dati di ownership e interazione del contatto stesso. Tutte queste proprietà possono essere interrogate e intersecate tra loro per creare viste personalizzate di nominativi, liste dinamiche e segmenti di pubblico. Utile? Direi di sì 😅

Notifiche, task e note

Per un commerciale, il tempismo è - quasi - tutto. 

Poter sapere quando un contatto riceve e apre una nostra email, clicca o scarica un documento di vendita, interagisce con il link che gli abbiamo inviato è un valore immenso. Con le notifiche di HubSpot tutto questo è disponibile da subito.

I task sono un'altra funzionalità da usare senza timori: HubSpot permette di annotarsi (manualmente o in automatico)  ogni prossima azione da compiere, ricorda appuntamenti e scadenze e per chi ha poca memoria come me, questa cosa è un salva-vita a tutti gli effetti.

Per comunicare con i colleghi e il team marketing, noi usiamo le note e i commenti. Le note sono una funzione dedicata della piattaforma, con la possibilità di avvisare gli HUbspot user di una nuova annotazione disponibile con un semplice comando: @, seguito dal nome della persona. riceverà in casella di posta un avviso che lo riporterà alla nuova annotazione. 

I commenti si inseriscono all'interno di diversi strumenti HubSpot e permettono di raggiungere lo stesso scopo delle note, ma in modo più contestualizzato.

Sales chatbot

Il chatbot non è uno strumento ad uso esclusivo delle vendite ma per i commerciali e lo sviluppo vendita è indubbiamente un'arma in più.

Il chatflow tool di Hubspot consente di creare in modo intuitivo dei bot che ti possono aiutare a qualificare nuove lead e a prenotare riunioni con loro. Nella costruzione del flusso di conversazione del chatflow, puoi sempre prevedere e impostare il momento in cui la comunicazione automatica termina per passare successivamente il contatto ad un tuo commerciale disponibile ad una chat o una telefonata. 

Deal e pipeline (+ i forecast)

Sto parlando di qualcosa che conosci bene e non può assolutamente mancare all'interno di un CRM: la possibilità di gestire le trattative commerciali (deal) e relative pipeline (lo strumento attraverso il quale si tiene traccia dell'avanzamento delle deal lungo le fasi del processo di vendita, in ogni momento di relazione).

Anche per le deal, la gestione delle proprietà standard e custom è un must. In HubSpot i campi editabili sono moltissimi, quindi non ti mancherà mai un livello di personalizzazione di alto livello.

Inoltre è disponibile una product library per associare ad ogni trattativa i prodotti o servizi corrispondenti e fare statistica avanzata.

Template, sequenze e snippet

Con i template di email - siediti un minuto - hai la possibilità di preparare tutti i testi delle tue prossime email, inserire dei token di personalizzazione che saranno automaticamente richiamati all'interno del testo della tua mail e predisporre link al tuo calendario appuntamenti. 

Hai fatto bene a sederti, se ti gira la testa. Il tempo risparmiato con questa funzionalità è immenso. 

Se poi vuoi portare l'automazione a livelli superiori, ci sono poi le sequenze. Processi automatici che concatenano task, email template e azioni Linkedin (inmail e richieste collegamento) e che restituiscono statistiche complete sulle interazioni, per ogni fase della sequenza. 

Gli snippet infine, sono dei brevi blocchi di testo che spesso ci ritroviamo ad usare e che possono essere predisposti e importati nelle email con un semplice comando anticipato dal simbolo #

Pagamenti, playbook e quote

Con questi strumenti, HubSpot CRM ha ulteriormente innalzato il livello di qualità della sua piattaforma inserendo strumenti digitali di pagamento delle nostre proposte commerciali, i playbook, che sono dei documenti precompilati che riassumono domande da fare ai prospect in ogni fase della trattativa e relative risposte, e infine le "quote" ovvero i documenti di offerta che possono essere personalizzati e presentati ai clienti (oltre che integrati ai sistemi ERP). 

Non hai ancora automatizzato marketing e vendite? Non aspettare, le altre aziende lo stanno già facendo >

HubSpot CRM: quando è gratuito? 

Se mi hai seguito fino a qui, forse avrai già curiosato nella pagina HubSpot per capire tutte gli strumenti che mette a disposizione e a quale costo.

Ci sono diversi piani di acquisto per HubSpot CRM ma ti dò un consiglio: prova la sua versione gratuita, che da subito ti dà diversi strumenti utilissimi per il tuo lavoro.

HubSpot free ti offre la possibilità di creare un link Meeting collegato al tuo calendario per consentire alle persone di prenotare un appuntamento con te; puoi condividere il link tramite email, link web ecc.

Ti servono documenti di vendita e non sai mai dove recuperarli? Salvane fino a 5 nella sezione documenti di HubSpot CRM e includili nelle tue prossime email commerciali.

Come ti ho già raccontato, HubSpot, già dalla sua versione gratuita, dà la possibilità di disporre di una Pipeline di vendita e di una di supporto e quindi tenere traccia dell’avanzamento delle tue trattative commerciali. 

Sempre nella versione gratuita di HubSpot è possibile creare dei modelli precostituiti di email (fino a un massimo di 5 email template) che possono essere usati nel tuo gmail/outlook o dallo strumento mail di HubSpot 

Dopo aver effettuato l'accesso nella tua nuova versione gratuita, controlla contatti, aziende e liste. Sì, puoi generare segmenti di contatti e archiviarli dinamicamente all'interno di liste.

Poi, è vero sono limitati ma sempre meglio di nulla, gli HubSpot sales report: Il CRM free di HubSpot ti dà una Dashboard per i report di vendita e i report standard che puoi inserire in questa dashboard comprendono: forecast delle deal, analisi delle performance di vendita, analisi di produttività, deal chiuse e aperte, attività di vendita recenti, ingaggio degli utenti.

Infine, anche l'app mobile di HubSpot è gratuita. Si gratuita anche questa e ti consiglio di provarla perché è stata recentemente aggiornata ed è incredibile. 

HubSpot è disponibile anche in italiano?

Risposta veloce: sì, HubSpot - in ogni sua versione - da qualche tempo è disponibile anche in italiano. Bella notizia, vero? Considera che, non solo i menù e i "tasti da premere" sono stati interamente tradotti  ma anche tutta la knowledge base è stata localizzata in italiano. 

Questo vuol dire che anche la guida scritta passo passo che permette di implementare ogni singola funzione può essere seguita facilmente e in modo sempre comprensibile. 

Quanto costa HubSpot

Chiudo questo lungo articolo (grazie per essere arrivato fino a qui 😊) rimandandoti al link della pagina pricing di HubSpot CRM. 

Come gli altri Hub, HubSpot CRM è disponibile in tre versioni che presentano funzioni incrementali: starter, professional ed enterprise. I prezzi sono suscettibili di variazioni nel corso del tempo ed ecco perché ti ho linkato direttamente la pagina, sempre aggiornata. 

Nella stessa pagina puoi verificare e mettere a confronto gli strumenti disponibili nelle diverse versioni di HubSpot CRM e capire quella che può essere più adatta a te. 

A differenza di HubSpot Marketing, HubSpot CRM è licenziata a postazioni e quindi, oltre alla versione free, verifica il numero di "paid user" previsti per ogni versione (da 2 a salire). 

Non dimenticare - ma lo noterai nella pagina pricing - che esistono delle versioni bundle (CRM suite) che ti daranno accesso a tutti gli Hub di HubSpot ad una condizione unica. 

Gianluca Ambietti