Per gestire al meglio un progetto e quindi per poter raggiungere risultati soddisfacenti, si ha bisogno di un metodo ben strutturato, che faciliti il lavoro e non faccia perdere il doppio del tempo.
Spesso però non siamo in grado di organizzarci, rimandiamo i problemi e passiamo da un lavoro all’altro senza neppure portarne a termine uno. Il fatto di porsi solo obiettivi grandi e finali anziché di breve termine, più piccoli e misurabili, rischia di disperdere una percentuale maggiore di tempo ed energie che, ai fini della riuscita del progetto, sono essenziali.
A tal proposito, negli ultimi anni, sono state introdotte nuove tecniche e metodologie di project management, come la metodologia Agile, in grado di ottimizzare le diverse fasi di progettazione e col fine di ottenere una maggior efficienza e semplificazione del processo lavorativo.
Se anche tu vuoi continuare a migliorarti ed essere sempre sul pezzo, in questo post, ti spiegheremo che cos’è il metodo Agile e quali sono i suoi vantaggi e accenneremo inoltre ad un altro tipo di metodo, ovvero lo SCRUM, che noi di OfG Advertising abbiamo adottato in agenzia.
Che cos’è la metodologia Agile?
Il metodo Agile è una metodologia di project management nata intorno ai primi anni 2000 come filosofia per lo sviluppo e gestione dei software, ma si è poi estesa ad altri settori, diventando un vero e proprio punto di riferimento per molte aziende.
Si basa sulla strutturazione e realizzazione di un progetto diviso per fasi, chiamate sprint, ognuna delle quali è incentrata su una specifica funzione. Tutti gli step necessitano la verifica e “l’approvazione/soddisfazione” del cliente, al quale viene mostrato il lavoro svolto fino a quel momento.
In altre parole, rispetto ai metodi di project management più tradizionali, questo suddivide il progetto in cicli brevi, in modo da facilitarne l’organizzazione e l’effettiva attuazione. Lo scopo? Semplificare il lavoro ed ottenere maggior efficienza e produttività, migliorando costantemente il processo ed intervenendo, se necessario, nell’immediato con possibili modifiche.
Tuttavia, anche la metodologia Agile, come tutti gli altri metodi, prevede alcune regole chiave che è bene seguire per la buona riuscita del progetto. Eccole:
- gli individui e le interazioni fra di essi hanno la massima priorità
- solo il confronto e la collaborazione nel team portano a progressi e risultati
- il lavoro deve essere diviso e distribuito nei diversi gruppi
- il cliente è parte integrante del progetto, a cui si richiede partecipazione e verifica delle diverse fasi
- il monitoraggio quotidiano del lavoro serve ad ottimizzare tempo ed energie e a migliorare l’efficienza
- la semplificazione del lavoro e lo snellimento dei processi sono essenziali ai fini del successo
- gli eventuali ostacoli e/o problemi vanno risolti nell’immediato
- gli obiettivi devono essere di breve termine e misurabili.
Quali sono i vantaggi del metodo Agile?
Abbiamo visto come il metodo Agile, se adottato nel modo corretto, garantisca semplicità e rapidità. In realtà, i benefici riscontrabili sono molteplici, sia a livello di struttura organizzativa del team e pianificazione del lavoro, sia a livello di approccio ideologico-culturale delle aziende. Vediamo i principali:
- maggior organizzazione
- maggior flessibilità
- maggior efficienza e produttività
- maggior partecipazione del cliente
- ottimizzazione dei processi
- semplificazione del lavoro
- riduzione di sprechi, tempo e risorse
- maggior collaborazione nel team
- maggior attenzione ai dettagli
- rilevamento più rapido di eventuali difetti
- risoluzione di problemi nell’immediato
- maggior proattività
- maggior corrispondenza tra obiettivi e risultato finale
- monitoraggio continuo delle diverse fasi del progetto.
Metodo Agile e SCRUM a confronto
Se da una parte la metodologia Agile apporta innumerevoli vantaggi ad un’azienda, dall’altra risulta essere un modello poco strutturato e regolato, non adatto a tutti i tipi di progetti. Il suo punto di forza è la possibilità di intervenire in ogni momento ed aggiungere dettagli o punti in più, senza dover prevedere tutto fin dall’inizio, grazie ad un attento confronto e collaborazione nel team. Da ciò ne deriva una struttura del processo più snella e più ben predisposta ai cambiamenti.
Al contrario, SCRUM, la metodologia Agile più diffusa, predilige una pianificazione del lavoro più dettagliata ed organizzata, favorendone così una più facile attuazione anche per progetti complessi. In breve, questo modello è un framework, ovvero una serie di regole (ne abbiamo già parlato qui) che forniscono istruzioni su come gestire ed ottimizzare un progetto nelle diverse fasi, definendone le modalità e i ruoli necessari. Si fonda su 3 principi cardine, che sono:
- trasparenza
- ispezione
- adattamento
Vediamoli più nello specifico.
1. Trasparenza
La trasparenza si realizza attraverso la frase “Tutti devono essere a conoscenza di tutto”, nel senso che solo la cooperazione fra i diversi team e il continuo monitoraggio e/o aggiornamento sullo stato dei lavori e su eventuali problematiche porta a progressi e risultati.
2. Ispezione
L’ispezione non è altro che una conseguenza della trasparenza che si realizza attraverso una comune Scrumboard, dove tutti mostrano e assistono allo stato di avanzamento dei lavori, condividendo feedback e possibili revisioni.
3. Adattamento
L’adattamento è una conseguenza dei primi due principi che si realizza una volta che questi sono stati soddisfatti attraverso il miglioramento del lavoro, con la risoluzione di difetti e la delineazione di eventuali futuri.
Infine, per avere una visione d’insieme del progetto, il metodo SCRUM divide lo stato dei lavori in “sottocategorie di obiettivi”, così definite:
- backlog (l’insieme degli obiettivi prefissati)
- in progress (gli obiettivi su cui ti stai concentrando attualmente)
- in review (gli obiettivi raggiunti ma da rivedere)
- done (i traguardi raggiunti).
Vuoi anche tu adottare la metodologia Agile per la tua azienda? Parliamone insieme! Come accennato inizialmente, anche noi di OfG Advertising abbiamo adottato il metodo SCRUM per la nostra agenzia, in una versione leggermente personalizzata e adattata alle nostre specifiche esigenze. Ad esempio, ogni giorno ci riuniamo in team suddivisi per progetto e/o cliente per aggiornarci sullo stato dei lavori e sulle eventuali problematiche e per assegnarci i compiti da svolgere.
