Il tema dei software in azienda è delicato: fino a 20 anni fa avere un software era più una scelta strategica aziendale che altro. Oggi non è più una scelta strategica ma una necessità: i software impattano direttamente sui processi aziendali e, dato il rapporto di stretta interconnessione, se gli strumenti scelti non sono efficienti, non potranno esserlo nemmeno i processi.
Per la tipologia di lavoro che facciamo incontriamo aziende tutti i giorni e possiamo contare sulle dita di una mano quelle che hanno fatto una software selection assennata e oggi hanno un parco software organizzato in maniera logica.
Non vorrei offendere nessuno, cerco di spiegarmi meglio. Il punto è che per diversi motivi, in particolare la moda che c'era fino a qualche anno fa di costruire software custom e per il fatto che la tecnologia avanza inesorabile, le piattaforme adottate nel corso tempo non esaurivano le necessità dell'azienda e via, compriamone un'altra che fa anche quella cosa che lì che ci serve.
In questo modo i software, al posto che semplificare i processi aziendali, complicano le cose: i sistemi vanno integrati tra loro (se il gestionale non parla con la fatturazione, a cosa serve? Se devo estrarre un Excel per portare i contatti dal CRM al software di email marketing, a cosa serve?) altrimenti abbiamo lavoro manuale e soprattutto dati parziali.
Un altro punto da sottolineare: il mio consiglio personale è, durante la software selection, cercare una piattaforma commerciale piuttosto che costruirne una su misura. L'idea di avere un business unico, guidato da processi aziendali che abbiamo solo noi, è di fatto una grande illusione: oggi è difficile non riuscire a trovare un software che venga incontro alle esigenze di un'azienda. Se il software è creato e gestito da un altro ci possiamo dimenticare hosting (se serve), aggiornamenti, trouble shooting e possiamo contare su un'assistenza clienti preparata e attenta.
Ultima premessa. Più avanti diremo che un'azienda non si deve adattare al software ma vice versa. Corretto. Tuttavia se l'azienda è giovane, e non ha processi strutturati, può demandare la propria organizzazione alla piattaforma: in questo caso la software selection assume ancora più importanza.
Lo scenario di partenza è questo ma la buona notizia è che si può intervenire.
Valutare i processi aziendali.
Il punto è che spesso una vera analisi preliminare approfondita non c'è. Ed è la cosa peggiore perché porta il business lontano dalle scelte strategiche aziendali e le persone a dover trovare dei workaround per gestire alcune situazioni quotidiane che la piattaforma non consente di affrontare. E via che si esce dai processi core dell'azienda e ci si arrangia alla meno peggio. Questo non solo non è corretto ma è spesso controproducente.
Un altro punto: non tutte le agenzie o le software house sono in grado di analizzare i processi aziendali e quindi fare una software selection sensata. Questo punto è fondamentale: spesso per la foga di vendere si tende a installare piattaforme come se non ci fosse un domani. Ma attenzione. Il domani c'è (quasi sempre) e diventa un bel problema.
5 consigli per indirizzare la software selection.
- Costi e tempi. Prima ho scritto una cosa giusta: il software deve semplificare la vita agli utenti. Fondamentalmente un software viene introdotto in azienda per 2 motivi (che poi sono lo stesso motivo):
- Velocizzare il lavoro degli addetti
- Ridurre i costi sul lungo periodo
- Processi aziendali. Dopodiché, quando hai scelto il software (o qualcuno te lo ha proposto) hai fatto un'approfondita analisi dei tuoi processi aziendali e delle esigenze della tua azienda? Ricordati che non è normale cambiare o adattare i processi al software ma è questo che si deve adattare all'azienda.
- Mission-critical. Il software può anche essere un abilitatore del modello di business di un'azienda: senza quella particolare piattaforma l'azienda riuscirebbe a erogare i servizi che deve erogare? Quali dei software installati servono a farti cogliere reali opportunità?
- Lavoro manuale. Beh questa è semplice: se il passaggio di dati da un software all'altro implica fogli Excel, import/export di CSV o imputazioni manuali, c'è qualcosa che non va come dovrebbe.
- Margine di errore. Quest'ultimo punto è strettamente collegato al precedente: eventuali operazioni manuali che gli operatori svolgono sono particolarmente delicate (ad esempio l'imputazione di un prezzo)? Se sì, abbiamo un ampio margine di rischio sui dati che verranno generati a valle di quell'errore.
3 regole per valutare un software.
Ricapitolando abbiamo già una prima modalità di valutazione. I tuoi software aiutano le persone a fare le cose meglio e più velocemente? Le tre regole d'oro?
- Semplificazione: ogni strumento deve togliere complessità al lavoro dei suoi utenti. Meglio una piattaforma che costi qualcosa in più che 3 diverse che devono essere integrate e obblighino tutti a continui login/logout.
- Allineamento agli obiettivi aziendali: ogni piattaforma deve avere uno scopo e un motivo di esistere. Eliminare il superfluo in ottica di semplificazione.
- I processi aziendali prima di tutto. Gli strumenti digitali devono essere agevolatori e non impedire il corretto svolgimento del proprio lavoro.
Luca Bizzarri