SCRUM e metodologia agile, guida per sopravvivere allo smart working

SCRUM e metodologia agile, guida per sopravvivere allo smart working

Dopo qualche mese di smart working, oggi mi stacco un po' dagli argomenti tipici del nostro blog per raccontarti la nostra esperienza e di come l'agenzia è sopravvissuta al periodo lavoro a distanza forzato. Premessa: siamo stati fortunati a poter dematerializzare il nostro lavoro, il mio pensiero va a quelle aziende di produzione che non hanno potuto farlo. Quello che segue quindi è un articolo basato su esperienza diretta e opinioni personali.

L'ossimoro dello smart working: lavorare in team separatamente, ognuno da casa propria?

Iniziamo subito con la risposta. Sì, si può sicuramente fare. Più avanti nell'articolo cercherò di raccontarti la nostra esperienza, come abbiamo ovviato alle problematiche legate alla distanza. Ovviamente qui stiamo parlando di 2 fattori che aiutano la gestione del lavoro a distanza:

  1. Metodologia. Nello specifico metodologia agile, noi abbiamo riadattato lo SCRUM alle nostre esigenze organizzative
  2. Tecnologia. Sto parlando di piattaforme varie (nel nostro caso G-suite, Hubspot, Trello e Slack).

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Inizialmente eravamo tutti contenti di poter finalmente lavorare da casa. Oggi, dopo qualche mese di arresti domiciliari, c'è una controtendenza. Sì, si può lavorare da casa ma ogni tanto è doveroso potersi incontrare. E uscire di casa. Un po' per tutti, anche e forse soprattutto per quelli che erano i primi e irriducibili sostenitori del lavoro da casa.

Quello che ho visto, anche in passato avendo un socio residente in un'altra città, è che il day by day si porta avanti senza problemi. Quello che non avanza, invece, sono le decisioni più strategiche, il lavoro di più alto livello che implica decisioni di lungo periodo o anche più banalmente brainstorming creativi o progettuali. Alla fine, il lavoro più "meccanico" è semplice da gestire anche a distanza, ma quando ci devi mettere la testa è meglio incontrarsi di persona.

Devo dire anche il tema formazione, al quale rispondiamo con la nostra Academy di formazione etica Outside the Box, risente un po' della mancata presenza in aula. Cioè, non che non si possa fare formazione a distanza ma, in trasparenza, dal vivo è meglio. Per l'attenzione che la classe ci mette, per le interazioni che si possono creare, per la relazione che si crea.

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In ultimo, c'è il tema di chi non è ancora autonomo sul lavoro: se lo smart working può funzionare per chi sa quello che deve fare e (anche se non è mai così) non ha più nulla da imparare, il tutto diventa più difficile per chi ha meno autonomia. Stagisti, apprendisti, nuovi arrivati: devono capire il lavoro, il funzionamento dell'azienda, le procedure interne, conoscere i colleghi, conoscere i clienti. Non facilissimo farlo solo da casa, soprattutto se devi imparare una professione e crescere. La verità è che se vuoi crescere devi avere dei modelli da osservare e da cui imparare, se non altro, per imitazione.

Tecnologia e affini: gestire il day by day durante lo smart working

Il caso vuole che qualche mese prima del lockdown in agenzia abbiamo deciso di migrare la posta da Microsoft a Google. Come sai, la posta di Google porta con sé una serie di altri strumenti (alcuni gemelli del pacchetto office) online, studiati apposta per il lavoro di collaborazione. Fondamentalmente puoi aprire un file di word, excel o powerpoint e lavorarci simultaneamente sopra insieme ad altri membri del tuo team. Ovviamente le app a disposizione sono molto di più.

Poi c'è Hubspot che ci ha aiutato a cambiare il modo in cui gestiamo il nostro new business: un CRM molto evoluto per la gestione del cliente, sia lato marketing (inbound marketing) che lato vendite (inbound sales).

Oppure Trello e Slack, rispettivamente uno strumento di project management basato sulla prioritarizzazione delle parti di un progetto (sembra disegnato apposta per gestire lavori attraverso una metodologia agile) e uno strumento per gestire le conversazioni senza intasare la posta.

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Quindi, primo suggerimento per la sopravvivenza è: aggiornate il parco software. Oggi tutto può essere gestito con piattaforme SAAS (Software As A Service, praticamente ad abbonamento mensile e senza scaricare nulla) da attivare e disattivare in qualsiasi momento.

La verità, però, è che per utilizzare una piattaforma ci vuole un mindset orientato verso il cambiamento e per farlo non basta comprare un programma. Ci vuole un metodo.

SCRUM, la metodologia agile per agevolare il flusso di informazioni

In OFG da un paio di anni ormai abbiamo adottato lo SCRUM come metodologia agile per l'organizzazione dei processi di lavoro interni. In realtà la metodologia nella sua forma originale è un po' più ampia rispetto alle procedure che abbiamo messo in atto, ma l'abbiamo adattata alle nostre esigenze e al nostro tipo di lavoro.

Nasce quindi una serie di procedure interne che in qualche modo riporta in vita il progress di agenzia dando nuova vita all'organizzazione. Eh già, devi sapere che storicamente in agenzia esiste il progress: una riunione interna fatta dagli account nella quale ognuno porta le lavorazioni che deve passare a grafici, creativi o sviluppatori, cercando di dare un ordine di priorità. Questo tendenzialmente serve a tenere sotto controllo il flusso di lavoro e gestire le scadenze.

Un tempo (tanto tempo fa, in una galassia lontana lontana - cit.) questo veniva fatto una volta alla settimana, ed era più che sufficiente. Oggi, le tempistiche richieste da molte aziende obbligano l'agenzia ad una flessibilità che non può più essere gestita di settimana in settimana. Cioè, diciamo stiamo ridefinendo il concetto di "urgenza": se è per domani, quasi, tiriamo un sospiro di sollievo.

Oggi gestiamo tutto attraverso un processo agile (agile è in inglese, anche se non sembra) che implica piccole riunioni interne di allineamento tra tutti i membri del team e cicli di lavorazione abbreviati per avere tanti piccoli rilasci, mantenendo un occhio sul risultato finale.

L'impatto dello smart working sulle attività di agenzia

Diciamo che per quanto riguarda OFG Advertising, l'impatto è stato praticamente zero. Avendo alle spalle la metodologia e la tecnologia, ogni team di lavoro era pronto ad affrontare la sfida di lavorare ognuno da casa propria. Come detto, trovarsi di persona per alcuni aspetti ha sempre i suoi vantaggi e, a questo, non c'è modo di ovviare.

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Sul resto, nessun problema. L'importante è parlarsi e, visto che non ci si incontra nei corridoi, tenere tutti quelli che sono coinvolti nel progetto aggiornati sugli sviluppi. Quindi, alla fine, Smart working sì o no? La risposta è perché no. Con regole precise e limitato a uno o due giorni alla settimana, può funzionare bene. La chiave per OFG è stata quella di agevolare il flusso di informazioni.

Luca Bizzarri