La formazione può aiutare un'azienda a comunicare in maniera efficace?

La formazione può aiutare un'azienda a comunicare in maniera efficace?

Cosa vuol dire comunicazione efficace? Come può un'azienda comunicare in maniera efficace? Di certo non riusciremmo ad essere più efficaci con una domanda posta in questi termini! Infatti, si tratta di una di una formulazione troppo generica, che sottintende, o lascia sottintendere, la possibilità di poter trovare una formula sintetica, quasi magica, oppure una sorta di panacea. 

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Eppure, è una domanda che molto spesso mi viene posta durante i corsi di formazione così come nello svolgimento di attività di consulenza sulla comunicazione aziendale. Credo che possa essere utile chiederci perché viene posta? Cosa rappresenta realmente? Una certezza è che non indica nulla di negativo nei confronti di chi formula questa domanda. 

In definitiva, quando parliamo di comunicazione aziendale, si tratta di 2 tipi di comunicazione: comunicazione interna, rivolta a dipendenti e collaboratori, e comunicazione istituzionale o di prodotto, verso clienti e stakeholders. 

Abbiamo già visto che affrontare il tema del cambiamento in azienda e dell'atteggiiamento di tutti significa in qualche modo mettere in campo la propria leadership. Per quanto riguarda la comunicazione aziendale, il problema non è diverso ma deve essere affrontato in maniera diversa, con consapevolezza sullo strumento "comunicazione".

Piuttosto, consente di cogliere che rappresenta in modo estremamente chiaro la consapevolezza di non riuscire a comunicare sempre come si vorrebbe. Un punto fermo che cerco di trasferire durante le attività di formazione aziendale è quello della consapevolezza: solo persone consapevoli hanno l’opportunità di migliorare. Pertanto, chi si pone il quesito riportato, si sta mettendo in cammino verso la realizzazione di una comunicazione differente da quella usata abitualmente. Molto positivo!

Quale risposta si può dare per rendere concreto il cammino? Qual è la risposta alla domanda su come si può comunicare efficacemente? La risposta è estremamente scarna ma stimolante: DIPENDE. Dipende? Ma allora non serve a niente parlarne! 

In realtà, al contrario, ci porta a comprendere che la comunicazione aziendale (e non), come qualsiasi strumento, è importante conoscerne tutti i meccanismi e le caratteristiche. Dopo di che, diventa fondamentale considerare che tipo di utilizzo se ne vuole fare. Se chiedessi ad un muratore: “come si usa la cazzuola?”, cosa mi risponderebbe? Credo con buona certezza “dipende!”. 

La comunicazione aziendale, come ogni strumento, infatti necessita di una conoscenza ampia e di una quantità enorme di esercizio per arrivare ad essere padroneggiato adeguatamente, ovvero poterlo utilizzare in modo competente in base a ciò che nello specifico si vuole realizzare.

Nel libro “Comunicazione Etica. Manuale di riflessione per la società digitale” che ho dedicato proprio a questi argomenti, inizio il testo proprio con questo “patto” con il lettore:

Per essere maggiormente efficace, la trattazione di un argomento deve necessariamente definire i propri confini concettuali, evitando così malcomprensioni di fondo dovute a generalizzazioni e assunti che si rivelano poi intesi in modo soggettivo. Con questo obiettivo provo quindi a creare una base concettuale comune con il lettore, a sostegno di quanto verrà successivamente argomentato

Claudio Casiraghi

È un modo concreto di definire esattamente i contorni e le caratteristiche dello strumento per evitare di commettere errori e di conseguenza iniziare a diventare sempre più efficaci. Quanti assunti, generalizzazioni, abitudini costellano la nostra comunicazione individuale e aziendale? Quante incomprensioni dunque ci hanno portato a renderci conto del fatto che la nostra comunicazione è meno efficace di quanto vorremmo? Da tutto questo nasce la domanda grazie alla quale abbiamo iniziato questa riflessione. 

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In modo più costruttivo, quando comunichiamo dovremmo porre sempre un chiaro obiettivo a noi stessi così come indicato sempre nello stesso libro citato:

“Lo scopo è di fornire uno strumento di attenta riflessione sull’importanza della conoscenza e dell’utilizzo delle strutture e dei meccanismi etici della comunicazione, ovvero di ciò che rende lo scambio tra gli esseri umani unico e prezioso, là dove è orientato all’ottenimento del bene comune tra le parti interessate e non solo.”

Claudio Casiraghi

In estrema sintesi quindi comunicare in modo più efficace significa addentrarsi maggiormente in quell'area che studia i meccanismi che possono rendere più fruttuosi alcuni modi di comunicare rispetto ad altri. Ci sono alcuni aspetti che forse vale la pena di approfondire meglio. 

Partiamo da un punto fermo posto da una delle scuole di riferimento relativamente allo studio della comunicazione: la scuola di Palo Alto in California. A questo scopo prendiamo in prestito un loro assunto: 

“L’essere umano non decide se essere comunicante, lo è fin dalla nascita. Ne è un esempio il pianto del neonato appena dopo il parto che comunica sofferenza mista a stupore. Comunichiamo sempre per raggiungere un obiettivo: scoprire e spiegare qualcosa, stare in compagnia, esprimere i propri sentimenti, dimostrare interesse per una data situazione, fare in modo che qualcuno si comporti in una certa maniera. In queste e tante altre occasioni la comunicazione è fondamentale: attiva un processo di relazione, scambio e di comprensione reciproca tra gli interlocutori.”

Potremmo dire che c’è tutto quello che ci serve! Iniziamo dalla prima frase: non decidiamo di comunicare ma comunque lo facciamo. Un elemento di consapevolezza fondamentale per comprendere che l’unica scelta che abbiamo è quella di stabilire come comunicare con efficacia, o meglio quali effetti vogliamo produrre. 

Concretamente, a differenza di ciò che spesso si fa, sia a livello individuale che aziendale, non dobbiamo comunicare tanto per essere presenti su qualche media o social, ma dobbiamo volerlo fare in un preciso e predefinito modo. Altra indicazione fondamentale è relativa alla necessità di comprendere che, attraverso la comunicazione, attiviamo un processo relazionale,  un'importante attività di scambio e di reciproca comprensione che non può essere lasciato al caso o alle proprie abitudini. 

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Se non vengono curati attentamenti questi aspetti, il rischio è quello di incontrare una serie importante di difficoltà nell’interscambio con gli altri, sul lavoro e al di fuori di esso, colpevolizzando, generalizzando, etichettando. Il tutto senza neppure avere l’intenzione di farlo!

Claudio Casiraghi