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SCRUM, la metodologia agile applicata all'agenzia di comunicazione

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    Come cambia l'agenzia di comunicazione

    Sono stato qualche mese fa ad un workshop organizzato da Hubspot per i partner italiani in cui un'agenzia americana (che costruisce siti con il Growth Driven Design, metodologia molto interessante ndr.) ci ha raccontato la propria esperienza, l'organizzazione interna e come si è preparata a reggere l'impatto della crescita. Un incontro illuminante sotto diversi aspetti, devo ammettere, in seguito al quale abbiamo deciso di adottare, qui in OFG Advertising, alcuni degli spunti che ci hanno dato.

    OFG Avdertising sta vivendo un intenso periodo di cambiamento: valori, processi, mission e vision. Un ri-orientamento necessario per essere sempre sul pezzo, sempre pronti a rispondere al mercato e alle nuove esigenze dei nostri clienti. Sempre aperti al cambiamento, sempre in crescita, sempre curiosi.

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    Il cambiamento, ammetto, non è mai facile. E' un processo lungo e per alcuni aspetti faticoso, perché ti porta necessariamente a spegnere il pilota automatico e a riaccendere la guida manuale: si tratta, però, di una difficoltà apparente e temporanea. Stiamo cambiando pelle, ne siamo felici, e già dopo un breve periodo vediamo cosa vuol dire cambiare: aprirsi alla novità e alla sperimentazione è precondizione per innovare.

     

    SCRUM, il metodo Agile.

    Tra le diverse cose che abbiamo deciso di adottare qui in OFG Advertising ce n'è una in particolare di cui vi vorrei parlare oggi: la metodologia SCRUM, un nuovo (nuovo per noi ovviamente) metodo di lavoro centrato su:

    1. frammentazione di macro obiettivi in obiettivi più piccoli e di breve periodo
    2. massima condivisione e trasparenza di procedure e informazioni
    3. suddivisione in team di lavoro autonomi nelle decisioni tattiche

    Cosa vuol dire SCRUM? Secondo wikipedia: “Nel gioco del rugby lo Scrum è quella fase di un incontro in cui l'arbitro ordina la ripresa del gioco tra due gruppi ordinati di giocatori contrapposti, uno per squadra". In italiano tale termine è noto come mischia ordinata.

    Cos’è lo SCRUM? È un framework di lavoro nato in Giappone e perfezionato in America, oggi utilizzata in tutto il mondo. Il framework è un sistema di regole che si pone al di sopra delle pratiche quotidiane, che fornisce istruzioni per ottimizzare il lavoro.

    Qual è l’obiettivo dello SCRUM? Semplificare il lavoro attraverso un continuo miglioramento dei processi attraverso la scomposizione di grandi lavorazioni in task più piccoli e di grandi obiettivi finali in obiettivi intermedi e misurabili. Il concetto è:

    1. darsi un certo numero di obiettivi di breve termine per disperdere meno energie
    2. controllare il processo quotidianamente per essere più efficienti
    3. eliminare gli ostacoli per migliorare il processo

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    Le regole fondamentali.

    I pilastri della metodologia SCRUM sono i seguenti:

    1. Creazione di task. L’idea è quella di avere sotto controllo il ciclo di lavorazione per non disperdere le risorse e lavorare a vuoto. 3 regole per farlo:
      • Scomponi l’intera lavorazione in task più piccoli
      • Poni obiettivi intermedi
      • Fine tuning frequente con tutto il team.
    2. Ispeziona e adatta. Controlla spesso il lavoro in produzione. Rispondi a questa domanda: tutto procede bene o potrebbe procedere meglio?
    3. Sbaglia in fretta per aggiustare in tempo. Crea cicli brevi di lavorazioni che possano essere ispezionate. Rispondi a questa domanda: c’è qualcosa che ha bloccato o rallentato le lavorazioni e che si può eliminare?
    4. Miglioramento continuo. Il cambiamento deve essere integrato nella nostra cultura:
      • Pianifica solo quello che stai per fare, non di più
      • Porta avanti le lavorazioni
      • Controlla che il processo funzioni
      • Adatta il processo eliminando il superfluo
    5. Il team deve essere:
      • Snello. I piccoli team performano meglio di quelli grandi perché il cervello umano può processare un numero piuttosto basso di interazioni alla volta. Rispondi a questa domanda: ogni team che hai creato ha al massimo 7 membri?
      • Autonomo, nel rispetto dell’obiettivo. La possibilità di improvvisare è quello che fa la differenza. Rispondi a questa domanda: hai fornito gli obiettivi senza vincolare il gruppo a comportarsi secondo le tue regole?
      • Cross funzionale. Rispondi a questa domanda: il team che hai creato è in grado di portare avanti tutta la lavorazione senza aiuti esterni?
    6. Tutti sanno tutto. Trasparenza e saturazione di informazioni accelerano drasticamente il lavoro. Rispondi a questa domanda: stai facendo il Daily SCRUM (incontrando regolarmente il team ogni giorno alla stessa ora)?
    7. Definizione di “Done”. La nostra definizione di “Done” è “controllato internamente e approvato dal cliente in via definitiva. “Done” è qualcosa di potenzialmente utilizzabile dal cliente”.
    8. Multitasking non esiste:
      • Un lavoro alla volta è l’unico modo per rimanere concentrati: il cambio di contesto dovuto al passaggio tra lavori diversi fa perdere l’attenzione. Passare tutto il giorno da un lavoro all'altro, senza finirne neanche uno, fa perdere fino al 75% del tempo disponibile.
      • Finito a metà non è finito. Tutto ciò che rimane sospeso nel progress di ognuno consuma risorse ed energie mentali senza però aver generato alcun valore.
      • Se c’è un problema risolvilo subito. Più si rimanda la correzione di un problema, più si allunga il tempo per aggiustarlo (fino a 20 volte superiore).
    9. Le persone non sono brave a stimare i tempi. Per questo motivo:
      • Pianifica solo quello che devi fare, perché non è utile pianificare nei dettagli troppo a lungo termine. Si definiscono le date ultime di consegna e si stabiliscono gli sprint (tanti obiettivi di breve termine volti al raggiungimento dell’obiettivo finale);
      • non è necessario scendere nel dettaglio delle mezz’ore, ma è più realistico quantificare per intervalli regolari (ad esempio la sequenza di Fibonacci: 0 1 1 2 3 5 8 13 21 34 55 …) e confrontarsi con il resto del team.
    10. Rendere il lavoro visibile. Trasparenza e comunicazione sono alla base di questa metodologia e il progress deve essere visibile a tutti. Ad esempio attraverso la SCRUM board.

    Luca Bizzarri

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